名刺管理はエクセルで足りる？項目と続かない理由

エクセルやGoogleスプレッドシートでの名刺管理は、費用がかからず、項目を自由に決められるのが強みです。会社のパソコンにすでに入っていることも多く、今日から始められます。

ただし、エクセルの名刺管理は、作ることより「入力を続けること」のほうが難しい方法です。この記事では、最初に作っておく項目と、続けるためのルールを整理します。

名刺管理のエクセルに入れる項目

まずは、名刺に書かれている情報をそのまま列にします。これが基本の9項目です。

基本の項目	書き方のコツ
会社名	「株式会社」を省略せず、名刺どおりに書く
部署名・役職	1つの列にまとめてもよい
氏名	姓と名の間に空白を入れるかを、最初に決めておく
ふりがな	並べ替えに使う。分からなければ空欄でよい
メールアドレス	連絡に使ういちばん大事な列
電話番号・携帯	ハイフンを入れるかを統一する
住所	郵便物を送る予定がなければ省いてもよい
URL	会社のサイトやSNS
受け取った日	あとで「いつの人か」を探すときに効く

あとで効く3つの項目

名刺に書いていない情報こそ、あとで役に立ちます。次の3つを足しておくと、表が「連絡に使える台帳」になります。

• どこで会ったか：交流会の名前、紹介者など
• 話したこと（メモ）：相手の困りごとや、興味を持っていたこと
• 次にすること：お礼メール済み、資料を送る、来月連絡する、など

会社名の表記ゆれを防ぐ

エクセルで探したり、重複を消したりするときに困るのが、同じ会社なのに書き方がばらばらになることです。「（株）」と「株式会社」、全角と半角が混ざると、検索や並べ替えでまとまりません。

対策は、最初に書き方のルールを1行だけ決めておくことです。たとえば「会社名は名刺どおり・株式会社は省略しない・英数字は半角」のように、表のいちばん上にメモしておくと、あとから入力しても揃います。

エクセルの名刺管理が続かない理由

エクセルの名刺管理が止まる理由は、ほとんどが同じです。交流会のあとに名刺がまとめて溜まり、入力がつらくなって後回しになることです。

続けるためのルールは、次の2つで十分です。

• その日のうちに、メールアドレスと氏名だけでも入れる：全部の項目を埋めようとしない
• お礼メールを送るときに、一緒に入力する：作業を1回にまとめる

お礼メールの書き方は、名刺交換のお礼メールにまとめています。

エクセルからアプリに切り替える目安

次のような状態になったら、撮影で読み取れる名刺管理アプリに切り替えると楽になります。

• 入力待ちの名刺が、常に10枚以上溜まっている
• スマホから、外出先で相手の情報を探したい
• 名刺の画像も、データと一緒に残しておきたい

無料アプリとエクセルの違いは、名刺管理を無料でする方法で比べています。アプリに移るときは、エクセルの表をそのまま取り込めるかを先に確かめておくと、二度手間になりません。

エクセルが向いていない人

• 毎月、数十枚以上の名刺を受け取る人（入力が追いつかない）
• チームで同じ名刺の情報を、同時に見たり直したりしたい人
• 名刺の情報をもとに、まとめてメールを送りたい人

なお、私たちが開発しているAiCmo（アイシーモ）でも、名刺を撮影して読み取り、お礼メールまで送れる名刺管理の機能を準備しています（2026年11月時点・公開前）。

取引先の担当者が辞めたり異動したりしたときの直し方は、「退職した人の名刺はどうする？担当が変わったとき」にまとめました。

よくある質問

まとめ｜項目より、続け方を先に決める