退職した人の名刺はどうする？担当が変わったとき

名刺の情報は、時間がたつほど古くなります。中でもいちばん影響が大きいのが、担当者の退職や異動です。

担当者が辞めても、その会社とのつながりは続きます。名刺は捨てる前に「誰に引き継がれたか」を残しておくのが基本です。

取引先の担当者が退職したときの名刺

退職や異動のあいさつが届いたら、名刺の情報に次の3つを書き足します。

• 退職・異動した日
• 後任の担当者の名前と連絡先
• 本人の新しい連絡先（教えてもらえた場合だけ）

エクセルなら、「状態」の列に「退職」と書いておくと、探すときに混ざりません。項目の作り方は名刺管理をエクセルでする方法にまとめています。

古い名刺を捨てるとき

後任とのやり取りが始まり、古い名刺がもう要らないと判断したら、処分してかまいません。名刺には個人情報が書かれているので、シュレッダーにかけるなど、読めない形にして捨ててください。

後任の担当者につながり直す

担当者が変わったときは、こちらから早めにあいさつを送ると、関係が途切れにくくなります。

これまでのやり取りを一言添えると、後任の方も状況をつかみやすくなります。機会があれば、名刺交換をあらためてお願いしましょう。

自分の会社の社員が辞めるときの名刺

反対に、自分の会社の社員が辞めるときは、その人が持っている名刺が会社から消えてしまうおそれがあります。とくに名刺が個人のスマホのアプリにだけ入っていると、引き継ぎができません。

辞める前に、次の2つを済ませておきましょう。

• 担当していた取引先の名刺を、会社で使える場所に移す（共有の表や、会社のアカウント）
• 取引先ごとに、後任の担当者を決めて、あいさつの連絡を出す

社員みんなの名刺をふだんから会社で共有しておきたい場合は、法人向けの名刺管理サービスが向いています。違いは名刺管理アプリの選び方で整理しました。

なお、私たちが開発しているAiCmo（アイシーモ）でも、名刺を撮影して読み取って保存できる名刺管理の機能を準備しています（2026年11月時点・公開前）。

名刺の情報を古くしないコツ

• あいさつのメールや、メールの署名で役職や連絡先の変化に気づいたら、その場で直す
• 年に1回、年賀状やあいさつのタイミングで名刺の一覧を見直す

よくある質問

まとめ｜捨てる前に、引き継ぎ先を残す