マーケ自動化
カルテの使い方｜問診票をLINEで送り、来店ごとの施術・写真・数値を残す
AiCmoの店舗予約の「カルテ」タブの使い方です。業種のひな形（まつげエクステ・エステのフェイシャル・ボディ）を選ぶと、問診の項目と来店ごとの施術の項目が入ります。問診票をLINEで送ると答えがカルテに入り、施術前・施術後の写真（お店の方だけが見られます）や体重・サイズの移り変わりも残せます。紙の問診票の印刷と、AIでの読み取り（ベーシックプラン以上）まで。
相談者紙のカルテと問診票を、そろそろやめたいです。アレルギーの見落としも心配で…。
中川 瞬店舗予約の「カルテ」で、問診票をLINEで送れます。お客さんの答えはそのままカルテに入り、アレルギーなど気をつけることは、カルテの上に赤く出ます。
カルテは、店舗予約の中にあるお客さん1人ずつの記録帳です。基本情報と問診の答え、来店ごとの施術の内容・写真・数値を、1か所にまとめて残せます。業種のひな形を選んでおけば、問診票も施術の記録の欄も、最初からそろっています。
使えるプランカルテは店舗予約の機能なので、ベーシックプラン以上で使えます。紙の問診票の写真をAIで読み取る機能も、ベーシックプラン以上で使えます（AIの回数は全プラン共通のルールです）。
かんたん3ステップ
- ステップ1 「カルテ」タブで、業種のひな形を選ぶ（1分）
- ステップ2 お客さんのカルテを開き、「問診票を送る」（1分）
- ステップ3 来店したら「来店」を押し、その回の記録を書く（数分）
これで、問診の答えと来店ごとの記録が、お客さんのカルテにたまっていきます。
ステップ1 業種のひな形を選ぶ
左メニューの「予約管理」→「店舗予約」を開き、上のタブの「カルテ」を押します。店舗予約の作り方は「店舗予約の使い方」をご覧ください。
いちばん上の「カルテのひな形」で業種を選び、「変える」を押します。
| ひな形 | 問診の項目（お客さんが答える） | 施術の項目（来店ごとにお店が書く） |
|---|---|---|
| まつげエクステ | まつげエクステの経験、3か月以内の目元の施術、目元の症状、今の体調、コンタクトレンズ、アレルギー、なりたい雰囲気 など | 地まつ毛の長さ・太さ・量・向き・クセ、残っていたエクステ（左・右）、付けた本数（左・右）、カール、長さ、太さ、グルー、デザイン、料金 |
| エステ（フェイシャル） | 肌のタイプ、気になること（シミ・シワ・毛穴など）、ふだん使っている化粧品、日焼け止め、今の体調、アレルギー など | 水分・油分・ハリ、赤み・炎症、気になった部分、コース、使った化粧品、ホームケアの提案、料金 |
| エステ（ボディ） | 気になる部分、目標、身長、睡眠・運動・水分、今の体調、アレルギー など | 体重、体脂肪率、ウエスト、ヒップ、太もも（左・右）、二の腕（左・右）、コース、施術した部分、使ったもの、料金 |
どのひな形にも、「ご希望・気になっていること」と「来店のきっかけ」が入っています。
ひな形はお店ごとに1つひな形は店舗ごとに1つ選びます。「使わない（今までどおり）」のままでもカルテは使えますが、「問診票を送る」「印刷」のボタンは、ひな形を選んだときだけ出ます。業種がないときは、いちばん近いものを選んでください。
カルテができるタイミング
- 予約のお客さん：「予約一覧」で「来店」を押すと、そのお客さんのカルテが自動でできます（同じお客さんなら、前のカルテに記録が足されます）
- 予約なしで来たお客さん：「カルテ」タブの「新しいカルテ」から作ります。お名前（必須）・ふりがな・電話番号・誕生日・ずっと気をつけること・好み を入れて「保存」します
カルテの一覧では、お名前・電話・来店回数・最後の来店が並びます。上の欄に名前・ふりがな・電話を入れて「探す」を押すと、探せます。
「LINEなし」の札名前の横に「LINEなし」と出ているお客さんは、公式LINEとつながっていないカルテです。このお客さんには、問診票をLINEで送れません（URLを渡す方法はステップ2で説明します）。
ステップ2 問診票を送る
カルテの一覧で「開く」を押し、お客さんのカルテの右上にある「問診票を送る」を押します。
- LINEとつながっているお客さん：「このお客様の LINE に、問診票の URL を送りますか？」と出るので、OKを押すと、お客さんのLINEに問診票が届きます
- LINEとつながっていないお客さん（または確認で「キャンセル」を押したとき）：問診票のURLが出ます。コピーして、メールや店頭などでお客さんに渡してください
LINEには、お店の名前と「ご来店前の問診票のお願いです。」という文、問診票のURLが届きます。
LINEで送れないとき「LINE とつながっていないため」「LINE をブロックされているため」「LINE の設定がないため」などと出たときは、送れていません。そのあと出るURLをコピーして、お客さんに渡してください。
お客さんの画面
お客さんがURLを開くと、「ご来店前の問診票」が出ます。ログインはいりません。
- はじめに「上の内容に同意して答えます」にチェックを入れます（答えはお店が施術を安全に行うためだけに使い、体調やアレルギーなどはお店のスタッフだけが見られる、という説明が出ます）
- 質問に答えます。答えにくい質問は空けたままでも大丈夫です（2〜3分ほど）
- 「この内容で送る」を押すと、「ありがとうございました」と出て終わりです
答えはカルテに自動で入る
お客さんが送った答えは、そのままカルテの問診の欄に入ります。カルテには「お客様が ◯年◯月◯日 に答えました」と出ます。
アレルギーや体調で「あり」と答えたもの・選んだものは、カルテの上に「問診で気をつけること」として赤い枠で出ます。施術の前に、ひと目で確かめられます。
アレルギーの答え方アレルギーは「ある・ない」を答えたあと、一覧（金属・化粧品・花粉・アトピー・その他 など）から当てはまるものを選ぶ形です。くわしく書く欄は、「その他」を選んだときだけ出ます。お客さんが書く手間を減らしつつ、お店は一覧で見落としなく確かめられます。
問診票のURLの決まり問診票のURLは、「問診票を送る」を押すたびに新しく作られます。前に送ったURLは、その時点で使えなくなります。また、URLが使えるのは作ってから7日までで、お客さんが一度答えると閉じます。開いたときに、前の答えやお店が入れた内容は出ません（URLがほかの人に渡っても、中身が見えないようにするためです）。
答え直してもらうときもう一度「問診票を送る」を押して、新しいURLを送ってください。お客さんは、まっさらな問診票に答え直します。
ステップ3 来店したら、その回の記録を書く
「予約一覧」で、来てくれたお客さんの「来店」を押します。「来店にして、カルテに記録を作りますか？」と出るので OK を押すと、カルテに切り替わり、その回の記録が開きます。来店日・担当スタッフ・メニューは、予約から入っています。
| 欄 | 書くこと |
|---|---|
| 来店日・担当スタッフ・メニュー | 予約から入ります。違うときだけ直します |
| 施術の内容 | その日にしたこと |
| 会話 | 話した内容（例：来月旅行に行く） |
| 次回の提案 | 次に提案すること |
| メモ | そのほか |
| 施術の項目 | ひな形の項目（本数・カール・肌の状態・体重など）。選ぶか、数字を入れます |
書いたら「記録を保存」を押します。記録は新しい回が上に並び、あとから「書く・直す」で直せます。予約なしで来たときは、カルテの「記録を足す」から書けます。
空欄のままでも大丈夫施術の項目は、全部うめなくても保存できます。忙しい日は、分かるところだけで構いません。
施術前・施術後の写真を残す
保存した来店の記録の下に「写真」の欄があります。
- 小さな選択欄で「施術前」「施術後」「そのほか」を選びます
- 「＋ 写真を足す」を押して、写真を選びます
- 写真は1回の記録に6枚までです
- 写真を押すと大きく見られます。右上の「×」で消せます
- 写真は送るときに小さく作り直されます（撮影場所などの写真の付帯情報も消えます）
写真はお店の方だけが見られますカルテの写真は、AiCmoにログインした、このお店のアカウントの方だけが見られます。問診票のページなど、お客さんや外の人が開くページには出ません。検索にも出ません。
写真が読み込めないとき「この写真は読み込めませんでした」と出るときは、iPhoneのHEICという形式の写真かもしれません。JPEGにしてからお試しください。
数値の移り変わりをグラフで見る
施術の項目のうち数字の項目（体重・体脂肪率・ウエスト・付けた本数など）は、2回以上入れると、カルテに「数値の移り変わり」のグラフが出ます。
グラフには「いま ◯◯（最初から ＋◯◯）」と出るので、お客さんに変化を伝えるときに使えます。料金はグラフになりません。
エステ（フェイシャル）のときフェイシャルのひな形には、料金のほかに数字の項目がないため、グラフは出ません。いちばん役に立つのは、測った数値の多いエステ（ボディ）です。
紙の問診票・カルテを印刷する
- 空欄の問診票：カルテの一覧の上、「カルテのひな形」の横の「問診票を印刷（空欄）」を押します。お名前・お電話番号・生年月日と、ひな形の質問、同意のチェック欄が入った紙ができます
- 1人のカルテ：お客さんのカルテの右上の「印刷」を押します。基本情報・気をつけること・問診の答え・来店の記録（新しい順）が出ます
印刷の画面が開かないとき「印刷の画面を開けませんでした（ポップアップを許可してください）」と出たときは、ブラウザでポップアップを許可してから、もう一度押してください。
印刷に入らないものカルテの印刷には、来店の記録の「会話」と、写真は入りません。
紙の問診票をAIで読み取る（ベーシックプラン以上）
店頭で紙の問診票に書いてもらったときは、写真を撮るだけで、カルテの問診の欄に入れられます。
- お客さんのカルテで「基本情報を変える」を押します（新しいお客さんなら「新しいカルテ」）
- 問診の欄の「紙の問診票の写真から読み取る（AI）」を押し、問診票の写真を選びます
- 「AI が ◯ か所を読み取りました」と出たら、中身を確かめて、違うところは直します
- 「保存」を押します
読み取った答えは下書きですAIが入れるのは、画面の欄までです。「保存」を押すまでは、カルテには残りません。手書きの読み違いがあるかもしれないので、必ず目で確かめてから保存してください。読めなかったところ・書かれていないところは、空のままになります。
- 読み取りには30秒ほどかかることがあります
- 読むのは、ひな形の問診の項目だけです。お名前・電話番号などは読み取りません（手で入れてください）
- AIの回数は、マーケ自動化のAIと合わせて数えます。30回までは無料で、そのあとはクレジットを使います
うまく読めないとき「読み取れた答えがありませんでした」と出たときは、問診票全体が入るように、明るい場所ではっきり撮り直してお試しください。印刷した空欄の問診票（「問診票を印刷（空欄）」）を使うと、項目がそろっているので読み取りやすくなります。
カルテのよくある質問（Q&A）
Q「問診票を送る」ボタンがありません。
Aカルテのひな形が「使わない（今までどおり）」になっています。カルテの一覧の上で業種を選び、「変える」を押してください。
Qお客さんに問診票のLINEが届きません。
A「LINEなし」のお客さんや、公式LINEをブロックしているお客さんには送れません。出てきたURLをコピーして、別の方法で渡してください。
Qお客さんが「同意のチェックを入れてください」と言われたそうです。
A問診票のいちばん上の「上の内容に同意して答えます」にチェックを入れてから、送ってもらってください。
Q「紙の問診票の読み取りは、ベーシックプラン以上でご利用いただけます」と出ました。
AAIの読み取りは、ベーシックプラン以上の機能です。無料プランでは、問診の欄に手で入れるか、問診票をLINEで送って答えてもらってください。
Qお客さんから「問診票が見つかりません」と言われました。
AURLの期限（7日）が切れたか、すでに答えたあとか、あとから送り直して前のURLが使えなくなっています。もう一度「問診票を送る」を押して、新しいURLを送ってください。
Q写真がもう足せません。
A写真は1回の記録に6枚までです。いらない写真を「×」で消してから足してください。
Q途中でひな形を変えてもいいですか？
A変えられますが、画面に出るのは今のひな形の項目だけになります。前のひな形にしかない項目は表示されなくなりますが、その答えは消えずに残ります。始める前に、お店に合うひな形を決めておくのがおすすめです。
Qカルテを消すとどうなりますか？
A「カルテを消す」を押すと、そのカルテと、これまでの来店の記録が見られなくなります。消す前に確認の表示が出ます。
まとめ｜カルテのポイント
この記事の要点
- 「店舗予約」→「カルテ」で業種のひな形を選ぶと、問診と施術の項目がそろう
- 「問診票を送る」でLINEに届き、お客さんの答えはそのままカルテに入る
- アレルギーや体調で「あり」の答えは、カルテの上に赤く出る
- 来店したら「来店」→ その回の記録を書く。写真は1回6枚まで、お店の方だけが見られる
- 数字の項目は2回以上でグラフに。紙の問診票は印刷も、AIで読み取り（ベーシック以上）もできる
次にやること
予約表の作り方や予約一覧の見方は「店舗予約の使い方」、来てくれたお客さんとのやり取りは「1対1トークの使い方」をご覧ください。